Siden slutten av 1990-tallet har det eksistert et samarbeidsforum for natteravnene i Trondheim. Forumet arrangerer mellom to og fire forummøter i året der alle de 21 natteravnavdelingene i byen er velkommen med inntil to representanter.
I forumet lærer vi av hverandre hva som fungerer og hva som ikke fungerer i natteravnarbeidet. Vi arbeider for godt samarbeid med kommune ved skoler og barne- og familietjennesten og arrangere fellesvandringer, temamøter og arrangement.
Felles vandringer 30. april og 16. mai er viktige tiltak, og en motivasjonskonferanse hvert andre år siden 2001 (2003, 2006, 2008 og 2010).
Forumet har egen bankkonto og bruker registrert revisor til revisjon av regnskapene. Natteravn Midtbyen, ved Kirkens Bymisjon ivaretar koordineringsansvar, regnskap og disponering av bankkonto.
Vedtekter for Forum for Natteravn Trondheim av 25. november 2009
§ 1 Innledning
Forum for Natteravn Trondheim er et samarbeid mellom selvstendige natteravnavdelinger.
For tilslutning til Forumet fordres det at man følger Rådet for Natteravn i Norge sine etiske normer og regler.
§ 2 Formål
Forumet har følgende formål:
- Fremme koordinering og samarbeid mellom natteravnavdelingene,
- Dele erfaringer og informasjon,
- Koordinere felles kampanjer og markedsføringstiltak samt samordne felles innsats på spesielle dager (som f.eks. natt til 1. mai, 16. mai o.l.),
- Styre og fordele forumets felles økonomiske midler, og
- Være til inspirasjon og støtte for både nye og gamle natteravnavdelinger.
§ 3 Møtestruktur og deltakelse
Forumet har møter to ganger i året, eller så ofte som deltakerne bestemmer det. Årets siste møte bestemmer neste års møtekalender. Eventuelle ekstraordinære forummøter på initiativ fra en eller flere natteravnavdelinger innkalles også i henhold til siste punkt i § 3. Forumet skal avholde årsmøte innen utgangen av mars.
Hver avdeling oppnevner én representant med vararepresentant til forumet, og kan møte med både representant og vararepresentant. Vedtak på møtene fattes med simpelt flertall, der hver natteravnavdeling har én stemme.
Politiets forebyggende gruppe kan oppnevne en representant med varamann.
En natteravnavdeling kan reservere seg mot en beslutning. I slike tilfeller skal saken fremlegges for avdelingens styre til endelig avgjørelse. Reservasjonen er ikke endelig før forumet er orientert, enten i møte eller ved koordinator.
Natteravnene i Trondheim, ved koordinator har ansvaret for å planlegge møtene og sende ut innkalling med dagsorden. Innkalling med dagsorden skal sendes ut minimum 14 dager før møtet, og møtereferat sendes ut til avdelingene senest 14 dager etter at møtet har blitt avholdt. Saker til forummøte skal være koordinator i hende senest 4 uker før møte avholdes.
§ 4 Økonomi
Hver natteravnavdeling har ansvar for sin egen økonomi.
Det opprettes en konto til dekning av utgifter til tiltak vedtatt av samarbeidsforumet. Gaver og sponsormidler gitt til forumet går inn på kontoen.
Alle natteravnavdelinger kan ta initiativ til sponsorsøknader. Disse sendes koordinator for administrasjon. Koordinator har fullmakt til å sende sponsorsøknader på vegne av forumet. Koordinator holder forumet orientert om eventuelle søknader.
Koordinator har ansvar for forumets regnskap. Revisjon av dette skal utføres av autorisert revisor. Koordinator disponerer kontoen på vegne av, og i samråd med forumet. Økonomisk status legges fram på forumets møter.
Utgifter til regnskap og revisjon dekkes av forumets konto. Revidert regnskap samt forslag til neste års budsjett legges fram for forumets årsmøte til godkjenning. Hver natteravnavdeling har innsynsrett til felleskonto og regnskap.
Tildeling av midler til aktiviteter og tiltak skjer etter nærmere regler gitt av forumet.
Det kan ikke stiftes gjeld i Forum for Natteravn Trondheim sitt navn.
Ved en eventuell avvikling av Forum for Natteravn i Trondheim, skal midlene fordeles etter beste skjønn til beste for natteravnarbeidet i Trondheim kommune, subsidiært annet kriminalitetsforebyggende arbeid for ungdom i Trondheim kommune.
§ 5 Avvikling av Forum for Natteravn I Trondheim
Forum for Natteravn Trondheim kan bare avvikles som følge av et lovlig fattet vedtak i ett ordinært Årsmøte, samt i ett direkte etterfølgende ekstraordinært Årsmøte hvilket kun kan behandle sak om avvikling av Forum for Natteravn i Trondheim. Dette ekstraordinære møtet utløses som en direkte følge av det første vedtaket. Vedtakene om oppløsning i ordinært og ekstraordinært årsmøte anses lovlig fattet når 3/4 av stemmene godkjenner en slik oppløsning.
Et eget avviklingsstyre skal velges på det ekstraordinære Årsmøtet. Styret skal bestå av koordinator for Natteravn i Trondheim og tre av de valgte ordinære delegatene til Forumet, samt eventuelt en juridisk eller økonomisk rådgiver. Avviklingsstyrets mandat kan kun være å ivareta Natteravnarbeidet i Trondheim gjennom å besørge en fredelig og ryddig nedleggelse av Forum for Natteravn Trondheim, samt fordeling av de økonomiske midler forumet måtte besitte på det aktuelle tidspunkt.
Det skal avholdes et siste allmøte der regnskap for avvikling skal legges frem og redegjørelse for avviklingsstyrets arbeid berettes. Avvikling avsluttes på dette møtet med at alle Natteravnavdelingenes Ledere undertegner avviklingsstyrets protokoll.
§ 6 Endringer, ikrafttredelse og varighet
Endringer av vedtektene fremmes for Årsmøtet og forutsetter godkjenning av 2/3 flertall. Vedtektene gjelder fra 25. november 2009 og til annet bestemmes.